Das wichtigste Element auf Ihrer Website. Das Kontaktformular.

Es muss funktionieren. Zu 100%. Nichts könnte für Sie als Website-Betreiber unangenehmer sein, wenn wichtige Anfragen oder Bestellungen auf Ihrer Website bei Ihnen nicht ankommen. Dies ist leider immer wieder mal möglich. Grund dafür sind die Häufung von SPAM-Mails und daher die Verschärfung von SPAM-Filtern – die dann auch normale E-Mails irrtümlich als SPAM einstufen und löschen. Daher möchten wir Ihnen in diesem Blog-Artikel ein paar nützliche Tipps geben, wie Sie sicherstellen können, dass die getätigten Kundenanfragen auf Ihrer Homepage auch wirklich in Ihrem E-Mail-Programm ankommen.


Versenden Sie via SMTP

Bei zahlreichen Kontaktformularen wird der Versand (leider) immer noch über den normalen Webserver getätigt (z.B. via PHP Mailsend). Die funktioniert zwar teilweise, aber bietet auf keinen Fall eine hohe Zuverlässigkeit. Im Idealfall sollte das Kontaktformular den Versand der Anfrage-E-Mails über den eigenen SMTP-Server durchführen. Melden Sie sich bei uns, damit wir die korrekte Konfiguration bei Ihrem Kontaktformular überprüfen können.


SPF-Record eintragen

Jetzt wird es leider kurz etwas technisch: Bei Ihrer Domain (z.B. www.meine-website.at) sollte in der DNS-Konfiguration ein sogenannter SPF-Record gesetzt sein. Dieser ist wichtig, damit die annehmenden Mailserver eine korrekte SPAM-Prüfung machen können. Wenn der SPF-Record korrekt gesetzt ist, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass SPAM-Mails korrekt gefiltert und alle anderen E-Mails sicher zugestellt werden.


Whitelist korrekt konfigurieren

Bei den meisten Webhosting-Anbietern kann man sogenannte Whitelist-Einträge hinzufügen. Dabei handelt es sich um Absender-E-Mail Adressen die immer zugestellt werden sollten. Hier sollte man also jene E-Mail-Adresse eintragen, über die man die Daten des Kontaktformulars abschickt. Bei diesen E-Mail-Adressen wird keine SPAM-Filterung angewendet und die Zustellung erfolgt daher mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit ohne Probleme.


Überprüfen Sie Ihren JUNK-Filter

In den meisten E-Mail-Programmen gibt es zusätzlich auch einen lokalen SPAM-Filter. Dieser verschiebt erkannten SPAM automatisch in den JUNK- oder SPAM-Ordner. Es besteht die Möglichkeit, hier Ausnahmen zu definieren. So können Sie z.B. im Microsoft Outlook bei jedem eingehenden E-Mail angeben, ob es sich um JUNK handelt oder nicht. Sollte eine Anfrage-E-Mail einmal irrtümlich als SPAM eingestuft werden, können Sie dem E-Mail-Programm sagen, dass dies zukünftig nicht mehr als SPAM/JUNK behandelt werden soll (z.B. mit der Option “Absender / Domain dieser E-Mail immer vertrauen).


Mail-Logs in Wordpress und TYPO3 nutzen

Fast alle Content Management Systeme (z.B. WordPress oder TYPO3) bieten die Möglichkeit, dass alle abgeschickten Kontakt-Anfragen (oder Bestellungen in einem Webshop, etc.) in einer Datenbank zusätzlich gespeichert werden. Sie als Website-Betreiber haben dadurch die Möglichkeit auch jederzeit direkt im WordPress oder TYPO3 die Anfragen nachzusehen. Dies sollte auch unbedingt regelmäßig gemacht werden, denn nur so kann festgestellt werden ob keine Anfragen “verloren” gehen.


Testen Sie regelmäßig Ihre Formulare

Keine E-Mail-Zustellung ist 100%ig. Daher sind laufende Tests notwendig, damit die Funktionalität der Formulare geprüft werden kann. Diese Prüfung muss in den meisten Fällen aber leider händisch gemacht werden. Unser Tipp: Prüfen Sie alle 3-4 Wochen Ihr eigenes Kontaktformular auf Ihrer Website und tätigen Sie Testanfragen. Sehen Sie nach, ob die Formulare korrekt funktionieren und die E-Mails in Ihrem Posteingang ankommen.


Wir helfen Ihnen bei der Prüfung

Gerne unterstützen wir Sie bei der Überprüfung Ihrer Kontaktformulare. Falls Sie ein Problem erkennen, melden Sie sich bitte unverzüglich bei uns – wir finden dann umgehend eine Lösung und helfen Ihnen bei der Behebung des Problems. Diese Unterstützung ist selbstverständlich kostenlos, wenn Sie Ihre Website von uns entwickeln lassen haben.